De focus van een verbeterprogramma richt zich vaak op de productie. Maar als u het aan uw personeel vraagt waar het meeste wordt verspild wordt dan geven ze aan op kantoor! Informatie die ontbreek, niet klopt of te laat komt. Toen we de order kregen hadden we nog 6 weken, nu moet het over twee dagen bij de klant liggen!

 

Waarom ligt de focus dan vaak in eerste instantie op productie? Omdat dit proces fysiek zichtbaar is en daarmee ook de verspilling. De kunst is om dit op kantoor voor elkaar te krijgen. Een visueel kantoorproces in zowel voorgang als efficiëntie opdat het proces verspillingsvrij te maken dat is het doel van Lean office.

Veel gehoorde symptomen bij organisaties die nog niet bezig zijn met Lean office zijn:

  • Er zijn meerdere manieren om gegevens aan te leveren. Van post-it tot meerdere a4-tjes.
  • Er zijn meerdere manieren om een order te verwerken.
  • Orders stilliggen omdat men moet wachten op informatie.
  • Het is niet inzichtelijk hoe lang iets precies duurt.
  • De gegevens in het systeem zijn niet betrouwbaar.

En ten aanzien van Lean wordt vaak gezegd:

  • Hier werkt dat niet want iedere aanvraag / offerte is anders
  • Iedereen wil toch op zijn eigen manier werken
  • Je kunt van ons proces geen lopende band van maken.

Dus is uw doorlooptijd van het kantoorproces vele mate langer dan het daadwerkelijk maken van een product, specificatie, tekening, offerte of vergunning?  Moet het verwerken van gegevens vaak opnieuw gebeuren om dat gegevens ontbreken of niet kloppen? De Lean Office methode kan u hierbij helpen.

Wij begrijpen dat kantoorprocessen anders zijn dan auto’s produceren. Maar op kantoor kan er in de regel wel veel efficiënter gewerkt worden, vaak tussen de 20 tot 30%! Hoe de Lean office methode precies in zijn werking gaat, leggen we u graag uit

Wat houdt Lean office in?
De roots van Lean liggen in de productie (automobielindustrie). Maar ook daar hebben ze kantoorprocessen die beter, sneller en flexibeler kunnen volgens de Lean-principes. De belangrijkste Lean principes op kantoor zijn:

  • Waarde creatie
  • Flow van informatie
  • Alleen als de (interne-) klant er om vraagt
  • Streven naar perfectie

Net als bij Lean manufacturing kent Lean office verspillingen. De verspillingen zijn:

Transport – Overdracht van gegevens, verplaatsen van ordners, mappen etc.
Voorraad – het aantal orders op kantoor
Beweging – Zoeken naar bestanden, aantal bewegingen tot men bij de juiste bron is.
Wachten – Niet verder kunnen omdat bepaalde informatie nog niet aanwezig is
Overproductie – Meer uitwerken dan de klant vraagt, kwantitatief
Overbodige processen – Meer uitwerken dan de klant vraagt, kwalitatief. Aangeleverde informatie controleren
Defecten – Informatie die niet correct is

Deel dit bericht op: