Whiteboardmeetings – Communicatie

Standaardisatie van communicatie van cruciaal belang voor het laten slagen van het verbeterprogramma of dit nu Lean, TPM of Six Sigma is. Communicatie lijkt eenvoudig, maar als je kijkt naar de manieren waarop je kunt communiceren en hoe de ontvanger dit kan ontvangen dan kun je hier wel eens bedrogen uit komen. Onze ervaring is dat communiceren is niet gelijk aan gehoord worden en gehoord worden is niet gelijk aan begrepen worden. Begrepen worden is niet gelijk aan akkoord gaan met en akkoord gaan met is niet gelijk aan doen.

Whiteboardmeetings, dagstarts, daily stand up’s etc. kunnen hierbij helpen. Naast het structuur geven aan de communicatie, krijgt de communicatie ook een doel.

Wat houdt een whiteboardmeeting in?
Een whiteboardmeeting is een meeting waarbij de prestaties van de afdeling kort worden besproken. De inhoud van de bespreking is afhankelijk hoever de afdeling is met 5S, Kaizen, en inzicht in prestaties. Waar het om gaat is dat besproken wordt hoe de afgelopen periode is verlopen, welke verbeteringen de komende periode uitgevoerd gaan worden, welke verspillingen aangedragen zijn en of er terplekke nog verspillengen benoemd kunnen worden. Bij het laatste is het van groot belang dat medewerkers zich veilig voelen. Bijvoorbeeld bij het benoemen dat een standaard niet duidelijk of te complex is. Medewerkers vinden dit moeilijk als ze de gedachte hebben dat bij het benoemen andere medewerkers dit beoordelen als dom of uitsloverig.

Alle soorten whiteboardmeetings hebben één ding gemeen, ze worden staand uitgevoerd. Dit wordt gedaan om te voorkomen dat men tijdens de whiteboardmeeting een passieve houding aanneemt. Daarbij vinden whiteboardmeetings niet plaats in een kantoortje achteraf of in de kantine. Ze vinden plaats daar waar de actie plaats vind, dichtbij de gemba noemen ze dat.

Whiteboardmeetings duren over het algemeen 10 minuten. Een dagstart kan in vijf minuten. Om binnen de tijd te blijven worden alleen operationele zaken besproken, dus geen kantinepraat. Maar ook te complexe problemen of afdeling overschrijdende problemen. Deze kunnen wel worden benoemd, maar worden niet uitgebreid behandeld. Eigenlijk alleen problemen die door de afdeling of groep zelfstandig op kunnen worden gelost.